banner
Gestion de mon espace
Lettre d'information

Tenez-vous au courant de nos dernières actualités !

Syndiquer le contenu

Détails techniques

1 - Les stands :
Le lien indiqué vous permet de visualiser le plan de toutes les parties du salon exposants. Les stands sont numérotés. Ils ont 9m2, 10 m2, 15 m2 et 25 m2. Le plan vous permettra de réserver celui qui vous convient. Tous les stands comprendront deux murs latéraux et un mur de fond. Il est possible, sur demande, de faire fusionner deux stands.

2 – Equipement :
Un stand est livré équipé d’une table, de deux chaises plastiques et d’une nappe de table blanche. Chaque espace d’exposition bénéficiera d’un éclairage par deux spots et d’une prise électrique. La devanture du stand comportera une enseigne centrale indiquant le logo et le nom de l’exposant ; celui-ci veillera à nous indiquer le nom exact de l’entreprise exposante. Des commandes supplémentaires peuvent être formulées aux organisateurs : plus de tables, chaises, prises électriques, spots, bandeaux. Ces commandes seront facturées et payables en sus. Le Comité d’organisation mettra à la disposition des exposants un loueur de matériel informatique dont les coordonnées seront affichées dans la rubrique « contacts services ». Pour des raisons de sécurité, seuls les prestataires choisis par le comité d’organisation seront autorisés à accéder au salon exposition.

3 – Responsabilités :
Aucun élément de l’agencement de l’espace d’exposition ne doit dépasser la frontière matérialisée par le bandeau nominatif sur le devant du stand ou empiéter sur les allées ; pour des raisons de sécurité, toutes les allées doivent rester dégagées. Les panneaux ne sauraient être peints, percés, vissés ou cloués. Prière de se limiter aux techniques d’accrochage simples et sans traces : scotch, adhésif…

4 – Réservation :
En se référant au plan du salon, les exposants réserveront le ou les stands qui leur conviennent en prenant soin de bien le préciser sur le formulaire de réservation. La réservation n’est définitive qu’après le règlement des frais de location et ce dans un délai de 10 jours.

5 – Coût du stand :
- 9 m2 : 900 Euros
- 10 m2 : 1000 Euros
- 15 m2 : 1500 Euros
- 25 m2 : 2500 Euros

6 – Wi-fi :
La salle d’exposition dispose d’un accès automatique à l’internet par wi-fi de haut débit

7 – Coordonnées des exposants :
Les exposants sont tenus de donner leurs coordonnées exactes lors de la réservation.

8- Atelier :
Chaque exposant bénéficie gratuitement d’un créneau horaire dans le programme scientifique pour organiser un atelier de communication. Il doit cependant en faire la demande au moment de la réservation. Il bénéficiera d’une remise de 50% à partir du deuxième atelier, après validation du comité d’organisation.

9 – Installation :
L’installation des stands commencera 24h avant l’ouverture du congrès, de 8h à 18h. Un bureau d’accueil facilitera l’installation et la réception du stand, il délivrera aux responsables inscrits au congrès les documents nécessaires : badges, programme…

9 – Durée de l’exposition :
L’exposition sera ouverte aux congressistes du 10 au 15 juillet 2020 de 8h à 18h.

10 – Désinstallation :
Tous les stands seront désinstallés le 16 juillet avant midi.

11 – Badges :
Pour chaque stand deux badges d’accès seront remis aux exposants pour leur permettre d’accéder à l’espace d’exposition, y compris pour l’installation et la désinstallation. Ces badges doivent être impérativement portés à tout moment ; l’accès au centre de congrès est strictement conditionné au port de ce badge. Il est possible aux exposants d’inscrire, à leurs frais, du personnel supplémentaire selon la procédure d’inscription.

12– Responsabilités :
Les exposants seront tenus responsables de tous les dommages éventuels que pourraient subir l’infrastructure, le mobilier et tout élément mis à leur disposition. Tout dommage constaté sera facturé à l’exposant.

13 – Sécurité :
La sécurité générale dans le périmètre du centre de congrès est assurée par l’organisateur. Des agents de sécurité en nombre suffisant seront mis en place à cet effet. Les exposants sont tenus de se conformer aux mesures de sécurité.
Les responsables des stands veilleront à la sécurité des produits exposés pendant les heures d’ouverture. Les agents de sécurité sont dégagés de cette responsabilité.

14 – Dédouanement :
Les organisateurs proposent aux exposants des transitaires dédouaneurs expérimentés qui faciliteront toutes les démarches relatives aux formalités douanières, au transport et à la livraison des biens. L’entreprise transitaire peut aussi s’occuper de la mise en entrepôt de votre matériel jusqu’à livraison au centre de congrès. Les frais que nécessiteront ces opérations sont à la charge de l’exposant.

15 – Identification de matériel :
Tout matériel envoyé doit être identifié en précisant :

  • L’événement : Congrès FIPF-Nabeul2020
  • Le lieu : Centre de congrès « Médina » Yasmine-Hammamet
  • L’expéditeur : Nom de l’entreprise
  • Le stand : Numéro du stand loué

16 – Impression :
Le comité d’organisation vous fournit les contacts d’un professionnel en graphisme, impression et édition vous permettant d’imprimer sur place et d’éviter ainsi le transport des documents si vous le souhaitez.

17 – Photocopie :
Un local professionnel pour les services payants de travaux de photocopies (couleur et noir et blanc) et de reliure sera mis à la disposition des exposants.

18 – Goodies :
Les exposants offrent souvent aux participants des goodies –cadeaux : stylos, flash-disc, casquette, t-shirt, porte-clés, cahiers personnalisé, mugs isotherme, mugs sublimation, note-book, tour de cou, porte carte visite, bracelet USB…etc ; nous leur proposons le contact d’un graphiste publicitaire pour assurer ces travaux et leur éviter le transport et les complications douanières ou postales qu’occasionnent le transfert de ce matériel.

19 – Supports publicitaires :
Pour les mêmes raisons, le graphiste publicitaire propose une panoplie de supports publicitaires : Affiches, panneaux, roll-up, flag, drapeaux réalisables sur place surtout qu’il s’agit de matériels lourds et encombrants.

20 – Publicité :
Une vidéo de présentation des exposants sera mise en ligne sur le site internet et en boucle au centre des congrès afin de permettre une plus large visibilité de ces exposants.

21 – Plan :
Le plan du salon sera affiché sur le site-web du congrès. Ce plan sera mis à jour au rythme des réservations définitives. En outre, Il sera publié dans le programme et affiché dans les couloirs du hall du salon pour permettre aux visiteurs de localiser le stand de chaque exposant.

22 – Réservation :
Les formulaires de réservation doivent parvenir avant le 30 avril 2020. Toute commande parvenue après cette date sera satisfaite selon la disponibilité et majorée de 20%.

23 – Inscription :
Une fois le règlement de votre réservation effectué vous recevrez une facture. Deux inscriptions au congrès vous seront alors automatiquement offertes. Les noms des bénéficiaires doivent être mentionnés sur le formulaire de réservation.

24- Annulation :
L’annulation de la location d’un stand est remboursable à hauteur de 80% à condition qu’elle soit demandée un mois au minimum avant l’ouverture du congrès.

25 – Coordonnées bancaires :
Le règlement de la location des stands peut se faire.

Coordonnées bancaires